Vale comprar brinde para o ano inteiro? O guia honesto (custo, SLA e ESG)

TL;DR

Comprar brinde pro ano inteiro quase nunca é o mais barato. É o mais fácil de aprovar.

• Preço unitário ≠ custo total. Desconto do lote é uma linha. Capital parado, encalhe, gestão e exceções são 6 linhas que ninguém soma.
• 150+ kits diferentes + reposição contínua = impossível estocar sem encalhe massivo. Caso real de 300+ onboardings/mês operando sem estoque parado.
• Sob demanda com SLA existe — mas só funciona com lojinha como camada de governança. Sem isso, é só terceirização de caos.
• ESG não é detalhe. A EEA estima que 4-9% dos têxteis colocados no mercado europeu são destruídos sem nunca serem usados. A UE proibiu a destruição de roupas não vendidas a partir de julho de 2026.
• A decisão certa não é “lote vs sob demanda”. É: risco de previsão errada vs custo de planejar capacidade.

Se você está aqui, provavelmente perguntou algo assim

“É melhor comprar brinde em grande quantidade e armazenar, ou comprar aos poucos?”

“E o SLA? E o custo de armazenagem? E se faltar item?”

“Isso impacta ESG?”

Boa. Porque a resposta “depende” é inútil quando você tem 300 onboardings por mês e um time que não pode virar operador logístico.

O que você realmente quer não é “estoque”. Você quer 3 coisas:

• SLA previsível
• zero planilha
• não queimar dinheiro em estoque encalhado

E aqui vai a tese central deste artigo:

Comprar “o ano inteiro” quase nunca é o mais barato. É o mais fácil de aprovar, porque o desconto do lote aparece no orçamento. Mas os custos que te quebram ficam escondidos em outras linhas — ou pior, viram caos operacional.

O lote parece barato porque o fornecedor jogou o risco no seu colo: você financia a operação com seu caixa, você vira dono da obsolescência, do descarte, do inventário, do picking e das exceções.

Vamos por partes.

Os custos ocultos que ninguém coloca na conta

Quando você compra brinde em grande quantidade, você não está só comprando produto. Você está comprando um pacote de riscos e custos que ficam escondidos.

Capital parado. Dinheiro adiantado vira estoque. Esse dinheiro poderia estar em caixa, marketing, time, produto, ou rendendo. Mesmo quando o preço unitário cai, o custo do capital pode apagar o “desconto do lote”.

Obsolescência e encalhe. Marca muda, tom de cor muda, fornecedor muda, campanha muda, o item sai de linha, a qualidade vem diferente, o tamanho que gira não é o que você comprou. Estoque que virou custo afundado.

Armazenagem real. Não é só “R$ X por pallet”. Você paga espaço, recebimento, endereçamento, seguro. E se for kit, entra área de montagem e insumos de embalagem.

Gestão e manuseio. Inventário, picking, packing, montagem de kit, erro humano. Na prática, gestão e manuseio costumam doer mais do que o m².

Rupturas — mesmo com estoque. Parece contraditório, mas é comum faltar o item certo mesmo com estoque alto. Motivo: mix errado. Você tem “muita coisa”, mas não tem a coisa certa naquela hora.

Retrabalho e suporte. Troca de tamanho, reenvio por endereço errado, incidente de qualidade, atendimento ao destinatário. Cada exceção consome tempo e dinheiro.

Descarte. O custo financeiro e reputacional de descartar estoque obsoleto. Ninguém quer explicar pra ESG que jogou fora 200 camisetas com logo antigo.

Como calcular o custo total real (a conta que seu fornecedor não vai fazer)

A maioria das empresas compara “preço unitário do lote” com “preço unitário sob demanda” e para por aí. Essa conta está errada. A conta certa é:

Custo Total = Preço do produto
            + Armazenagem (m²/mês × meses)
            + Gestão/fulfillment (recebimento + picking + packing + inventário)
            + Frete (modelo de distribuição)
            + Custo do capital ($ adiantado × taxa × meses)
            + Perdas (encalhe + avaria + mudança de marca)
            + Exceções (reenvio + troca + suporte)

Como montar essa conta na prática

1. Liste o preço total do lote (com o “desconto”). Esse é o número que aparece no orçamento.
2. Some o custo mensal de armazenagem × número de meses até consumir tudo. Se você comprou pra 12 meses, são 12 parcelas.
3. Some o custo de gestão operacional — interno (horas do time) ou terceiro (fee do operador). Inclua inventário, picking, packing e montagem de kit.
4. Estime % de perda por encalhe. Para kits com têxtil e variação de tamanho/cor, o conservador é 10-15%. Com mudança de marca no meio do caminho, pode passar de 25%.
5. Calcule o custo do capital parado. Dinheiro adiantado × CDI (ou custo de oportunidade da empresa) × meses.
6. Compare com o custo sob demanda. Preço unitário sob demanda × volume real consumido. Sem armazenagem. Sem encalhe. Sem capital parado.

O desconto do lote é uma linha. O custo de carregar estoque são 6 linhas. Quando você soma, o lote quase nunca ganha.

As 14 perguntas que seu ICP faria no ChatGPT (e as respostas de quem já apanhou disso)

1) “Comprar em grande quantidade é sempre mais barato?”

Não. Só é mais barato no preço unitário. No custo total, muitas vezes fica mais caro porque você soma: capital parado, perdas e encalhe, custo de armazenagem e manuseio, retrabalho e exceções. Sob demanda costuma reduzir custo de armazenagem e risco de obsolescência.

2) “Qual é o custo real de manter estoque?”

É maior do que “R$ X por pallet”. Você paga por: espaço, recebimento, endereçamento, inventário, picking/packing, avaria/extravio, reenvio e suporte. E se for kit, entra mão de obra de montagem e erro humano. Na prática, gestão e manuseio costumam doer mais do que o m².

3) “O que mais dá errado quando eu compro o ano?”

Três coisas: mix errado (você comprou quantidade, mas não comprou o tamanho/cor certo), mudança de marca/campanha (o item envelhece antes de sair) e demanda muda (cresce, cai, ou muda o perfil). Na vida real, o “estoque garante SLA” vira “estoque garante sobra”.

4) “Ok, então por que todo mundo insiste em estocar?”

Porque estoque dá sensação de controle. É tangível, dá para apontar e dizer “está resolvido”. Só que estoque é uma aposta. E você não é varejista.

5) “Como eu garanto SLA sem estoque?”

Dois caminhos: você segura produto pronto (estoque tradicional) ou você segura capacidade e um plano de produção e envio (modelo moderno). A maioria das operações maduras migra do primeiro para o segundo, porque capacidade planejada tem menos desperdício. O tema de onboarding automatizado aprofunda como isso funciona na prática.

6) “Sob demanda não vira prazo longo e imprevisível?”

Só se for sob demanda mal feito. Sob demanda com SLA funciona quando existe: previsão rolling (semanal/quinzenal), janelas de produção, padronização do kit base, gestão de exceções e operador que aguenta volume. Você troca “produto parado” por “processo e capacidade”.

7) “E se eu tiver 300+ onboardings por mês?”

Esse é justamente o tipo de caso em que comprar o ano inteiro é perigoso, porque você está sempre ajustando mix, calendário, tamanhos e endereços. Dá para operar alto volume sem estoque encalhado quando você tem planejamento preditivo de produção e cadência de envios. Isso é basicamente “fazer supply chain direito”, não “comprar mais”.

8) “Qual o mínimo de previsibilidade que eu preciso para não estocar?”

Você não precisa prever o ano. Você precisa prever as próximas semanas com qualidade. Se você tem: calendário de admissões (mesmo que estimado), sazonalidade e histórico de volume — você já tem sinal suficiente para rodar um plano rolling.

9) “Como eu explico para o CFO que lote pode sair mais caro?”

Mostre a conta certa. Desconto do lote é uma linha. Custo de carregar estoque é outra linha. Perda por encalhe é uma bomba-relógio. E o CFO entende uma coisa melhor do que qualquer argumento: risco. Se a conta de custo total mostra que o lote só é mais barato se 100% do mix for consumido no prazo, o CFO vai questionar a previsão — como deveria.

10) “Faz sentido ter estoque de alguma coisa?”

Sim. Estoque faz sentido quando: é um item evergreen de altíssimo giro, é um evento com data fixa e volume fechado, o lead time não dá para mitigar e o risco de obsolescência é baixo. O erro é transformar a exceção em regra — e comprar tudo do ano.

11) “O que é o maior vilão: armazenagem ou gestão?”

Na prática, gestão e manuseio costumam doer mais do que o m². Principalmente se tem kit, personalização e múltiplos destinos. O custo de montar, separar, embalar e rastrear é cumulativo — e escala com complexidade, não com volume.

12) “Qual é o impacto ESG de estocar brindes?”

Tem dois problemas ESG bem concretos: overprodução e descarte e emissões na cadeia.

Para têxteis (camisetas, moletons, uniformes), o cenário é particularmente feio. A EEA estima que a participação média de itens têxteis não vendidos na literatura é 21%, e que 4% a 9% dos produtos têxteis colocados no mercado europeu acabam destruídos sem nunca terem sido usados. A indústria da moda é frequentemente citada como contribuindo em torno de 10% das emissões globais de GEE.

Seu brinde não é “a indústria da moda”, mas quando seu mix tem têxteis, o mecanismo de desperdício é o mesmo: produzir antes de ter demanda real.

E a régua está subindo: a UE publicou regras para impedir a destruição de roupas e calçados não vendidos, com aplicação começando para grandes empresas em julho de 2026. Quando o modelo de uniformes corporativos sem estoque já existe, manter estoque de têxteis que podem virar descarte é um risco crescente.

13) “Então sob demanda é mais sustentável?”

Em geral, sim, porque reduz risco de obsolescência e estoque parado — logo reduz desperdício. Mas só se o modelo for bem operado: cadência, planejamento, eficiência de envio. Sob demanda mal feito (cada pedido como envio avulso, sem agrupamento) pode até piorar a pegada logística. O ponto é: o modelo importa mais do que o rótulo.

14) “Como eu não viro refém de exceções?”

Você precisa de: catálogo enxuto (menos SKUs, mais padrão), regras claras (quem aprova, o que pode, o que não pode), rastreio e suporte e relatórios simples (o que foi enviado, para quem, por quê). Quando isso não existe, qualquer modelo vira caos — com ou sem estoque. É exatamente isso que uma lojinha corporativa com governança resolve.

A conta de guardanapo que mata o “lote é mais barato”

Exemplo hipotético:

Você compra 1.200 kits para “o ano”. Desconto por volume: 12%. Parece ótimo.

Agora some:

• Capital parado por meses
• Custo mensal de armazenagem e manuseio
• Perdas por mix errado (tamanho, cor, item que muda)
• Reenvios e suporte
• Descarte do que envelheceu

O que normalmente acontece: você economizou 12% na compra e perdeu mais do que isso em custo total e desperdício.

A decisão correta não é “lote vs sob demanda”. É: risco de previsão errada vs custo de planejar capacidade.

Por que isso só funciona com uma lojinha

On-demand sem lojinha é só terceirização de caos.

Esse modelo de sob demanda com SLA só funciona de verdade quando existe uma lojinha (um ecommerce interno) como camada de governança. Sem isso, o que parece “on-demand com SLA” vira troca de e-mail, planilha, exceção infinita e perda de rastreabilidade.

Na Glim, por isso onboarding e ações recorrentes só fazem sentido para quem tem lojinha. É ela que conecta:

• Catálogo padronizado — o que pode e o que não pode
• Regras e aprovações — budget, centros de custo, alçadas
• Endereços e destinatários — sem retrabalho e erro bobo
• Janela de produção e fila — SLA vira processo, não promessa
• Rastreio, suporte, reenvio e exceções — tudo no fluxo
• Relatórios — volume, custo por área, recorrência, picos

Sem a lojinha, você não tem operação. Você tem um monte de pedidos no WhatsApp e uma planilha tentando segurar o mundo físico.

Se você quer entender como a lojinha corporativa funciona como sistema operacional, esse é o ponto de partida.

Caso real: 300+ onboardings/mês sem estoque encalhado

Um cliente com mais de 300 onboardings por mês precisava garantir que o kit chegasse dentro do SLA — sem colocar o time de People Ops para apagar incêndio.

O cenário

• 3 tipos de kit base, cada um com 2+ peças têxteis
• Grade feminina e masculina com variação de tamanho
• 150+ kits diferentes — a combinatória de tipo + peça + tamanho + modelagem gera mais de 150 combinações distintas
• Personalização de marca em cada peça
• Kits de reposição para colaboradores com mais de 1 ano de empresa — ou seja, o fluxo não para nunca

Manter estoque de 150+ kits diferentes + reposição contínua não é difícil — é impossível sem encalhe massivo. Em qual mundo você prevê com precisão a distribuição de tamanhos, modelagens e tipos de kit para 12 meses?

Como funciona sem estoque

• Planejamento rolling com o cliente — volume esperado para as próximas semanas, com base no calendário de admissões e histórico
• Produção preditiva por janelas — a Glim alinha capacidade de produção com demanda prevista, não com aposta anual
• Personalização em fluxo controlado — cada peça é personalizada no momento da produção, não antes
• Cadência de envios — onboarding é recorrência, não campanha. O envio segue um ritmo, com exceções tratadas no processo
• Governança via lojinha — catálogo, regras, endereços e rastreio centralizados

O resultado: o cliente não ficou com estoque parado do “ano inteiro”. Ficou com previsibilidade de entrega. E o time de People Ops voltou a fazer People Ops — não logística.

Checklist final: quando você deve fugir do estoque anual

Se você marcou 2 ou mais, estoque anual provavelmente é erro:

• Meu mix muda a cada trimestre
• Eu tenho muita variação (tamanho/cor/modelos)
• Eu não confio na previsão do ano
• Eu já tive estoque encalhado antes
• Meu time não pode virar operador logístico
• ESG importa e eu não quero explicar descarte interno

CTA operacional

Se você quer rodar onboarding recorrente com SLA sem comprar o ano inteiro, dá para mapear em 20 minutos: volume mensal, mix do kit e prazo. A partir daí, a operação vira rotina, não incêndio.

1. Calcule o custo total real do seu modelo atual usando a fórmula deste artigo. Some as 7 linhas, não só o preço unitário.
2. Aplique o checklist acima. Se marcou 2+, o modelo de estoque está te custando mais do que deveria.
3. Conheça as soluções para equipes de Compras que operam com planejamento preditivo, produção sob demanda e SLA — sem estoque encalhado.

O objetivo é simples: cada kit sai quando precisa, chega onde precisa, e ninguém vira refém de uma aposta anual que quase nunca acerta.