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El problema: las RFP de regalos no funcionan
La RFP de regalos es el proceso que nadie quiere ejecutar y nadie sabe si funcionó.
El ciclo es siempre el mismo. Llega la demanda — onboarding, campaña de fin de año, evento de ventas. Alguien de Compras o RR.HH. abre el proceso. Necesita cotizar con al menos 3 proveedores para cumplir con la política interna. Cada proveedor tiene un catálogo diferente, condiciones comerciales diferentes, plazos diferentes, estándares de calidad diferentes. Armas una planilla comparativa en la que nadie confía, porque los artículos nunca son exactamente iguales entre proveedores.
Quince días después, eliges. Pides muestra. La muestra se atrasa. Cuando llega, el color no coincide con el mockup. Vuelve al proveedor. Una semana más. Apruebas. Producción: 20 días. Entrega: lote en recepción. Factura: a veces correcta, a veces no.
¿Y el trimestre siguiente? Repetir todo. Desde cero. Porque las RFP no generan aprendizaje — generan retrabajo.
El proceso fue diseñado para compras de alto valor y alta complejidad. Materia prima industrial. Servicios de TI. Flotas. Los regalos corporativos no son nada de eso. Son artículos de catálogo, con precio de mercado conocido, que deberían comprarse como cualquier producto de e-commerce. Pero siguen atrapados en un proceso de procurement que no fue hecho para ellos.
Cuánto cuesta el proceso (no el regalo)
La pregunta que nadie hace en una cotización de regalos corporativos online es: ¿cuánto cuesta el proceso de compra en sí?
Hagamos el cálculo. Un ciclo de RFP para regalos consume, en promedio, 40 a 60 horas de trabajo. Son horas de analista de Compras, no de pasante. Briefing interno, investigación de proveedores, envío de solicitudes, recepción de propuestas, comparación de precios, negociación, aprobación de muestra, seguimiento de producción, verificación de entrega, conciliación de facturas.
Multiplica por 8 a 10 ciclos por mes — entre campañas, onboardings, eventos, fechas conmemorativas — y llegas a ~200 horas por mes. Eso equivale a 2 personas que podrían liberarse para roles estratégicos.
Dos personas que podrían estar negociando contratos estratégicos, optimizando la cadena de suministro, reduciendo costos en categorías que realmente impactan el margen. En cambio, están gestionando 15 proveedores de camisetas.
Y el costo va más allá del tiempo. Cada proveedor nuevo es un riesgo: factura con código fiscal incorrecto, clasificación de actividad incompatible, falta de certificación, atraso sin SLA, calidad inconsistente. El equipo de Compras no debería ser gerente de proveedores de regalos — debería ser comprador estratégico.
La ironía es que el ahorro de USD 0,50 por unidad que promete la RFP no cubre el costo operacional del proceso. Ahorras en precio unitario y gastas el triple en horas internas. Es arbitraje negativo: el proceso cuesta más de lo que genera en ahorro.
Cuando el costo de comprar es mayor que el margen que optimizas, el proceso está roto. Y la solución no es mejorar la RFP — es eliminarla.
El modelo alternativo: proveedor único con catálogo diversificado
La tesis es contraintuitiva para quien vive en procurement: la solución para regalos corporativos no es tener más proveedores — es tener uno solo.
Pero no cualquier proveedor. El modelo que funciona es un proveedor que opera como plataforma: catálogo curado con 10.000+ artículos, producción bajo demanda, personalización unitaria, factura propia, despacho en hasta 2 días y envío individual rastreado a cualquier lugar de Brasil.
Ese proveedor no es una imprenta grande. Es una operación que combina curaduría de producto, tecnología de personalización, logística unitaria y gobernanza corporativa — todo en un único punto de contacto.
Cómo funciona en la práctica
Homologas una vez. Validas catálogo, pruebas calidad, apruebas SLA, configuras gobernanza (centro de costos, aprobación, presupuesto por área). Después de eso, cada nueva demanda es un pedido — no un proceso.
¿Necesitas 300 kits de onboarding? Entras a la plataforma, eliges del catálogo, personalizas con logo (automático) y nombre del colaborador (unitario), confirmas. La producción inicia el mismo día. Despacho en hasta 2 días. Cada kit va directo a la dirección del nuevo colaborador, con rastreo individual. Factura emitida automáticamente.
¿Necesitas 50 botellas para el evento de ventas de la próxima semana? Mismo flujo. Sin cotización, sin muestra, sin lote mínimo.
¿Necesitas 1 regalo para un cliente estratégico? También funciona. Sin pedido mínimo.
La lógica es la misma de cualquier e-commerce maduro: catálogo con precio, stock (o producción bajo demanda), personalización, checkout, envío, rastreo. La diferencia es que este e-commerce fue diseñado para compras corporativas — con gobernanza, facturación, centro de costos y reportes consolidados.
Qué cambia en el día a día de Compras
En vez de gestionar 15 proveedores, el equipo de Compras gestiona 1 plataforma. En vez de armar planillas de cotización, navega un catálogo con precios visibles. En vez de perseguir facturas, recibe facturación automática. En vez de llamar a la transportadora, monitorea envíos por dashboard.
El rol de Compras cambia de operacional a estratégico: definir política de regalos, configurar reglas de aprobación, monitorear presupuesto — no cotizar camisetas.
Por qué funciona
El modelo de proveedor único con catálogo diversificado funciona porque ataca los costos ocultos, no el precio unitario.
Tiempo operacional: ~200h/mes a cercano a cero. Sin cotización, sin planilla, sin ciclo de aprobación de muestras. El catálogo ya está curado — cada artículo fue auditado antes de entrar a la plataforma.
Compliance fiscal: facturación por la plataforma. El proveedor emite factura propia en cada pedido. Código fiscal correcto, facturación como operación de la plataforma, sin conciliación manual. La carga fiscal no recae sobre la empresa compradora.
Velocidad: despacho en hasta 2 días. Incluyendo producción y personalización. Esto es posible porque la producción es bajo demanda con tecnología digital (DTF, sublimación, impresión directa) — no depende de setup de máquina para cada lote.
Personalización sin setup. Cada artículo puede salir con arte diferente, nombre diferente, mensaje diferente. El sistema aplica la personalización automáticamente a partir del logo registrado. Sin archivo de arte separado para cada pedido.
Escala real. Operaciones con 40.000+ colaboradores atendidos, 10.000 a 20.000 pedidos por mes, picos de 10.000+ despachos en un solo mes. Todo sin inventario, sin lote mínimo, sin cotización.
Para una visión más amplia sobre cómo comprar, personalizar y distribuir regalos corporativos a escala, vea también nuestra guía completa de regalos corporativos — que cubre desde la elección del artículo hasta la logística de envío individual.
Criterios para elegir al proveedor único
Si el modelo tiene sentido para tu operación, estos son los 5 criterios no negociables para homologar al proveedor:
1. Catálogo diversificado y curado (10.000+ artículos)
La diversidad de catálogo es lo que elimina la necesidad de múltiples proveedores. Si el catálogo cubre vestuario, drinkware, tech, oficina, kits y artículos premium — todo curado, fotografiado y con ficha técnica —, no necesitas salir de la plataforma para encontrar lo que buscas. El número mínimo viable es 10.000 artículos. Por debajo de eso, vas a necesitar proveedores complementarios — y vuelves al modelo fragmentado.
2. Factura propia garantizada
Este criterio elimina el 80% de los proveedores informales. El proveedor debe emitir factura de venta como facturación propia — no como intermediario, no como marketplace que transfiere facturas de terceros. Si no emite factura propia, el riesgo fiscal es tuyo.
3. SLA de producción y despacho (2 días hábiles)
Despacho en hasta 2 días hábiles, incluyendo personalización, para artículos del catálogo. Este SLA debe estar documentado y ser medible — no una promesa verbal. Artículos especiales o exclusivos pueden tener plazos diferentes, pero el catálogo estándar debe cumplir este SLA.
4. Personalización unitaria
Personalización por lote (mismo logo en 500 unidades) es commodity. El diferencial es la personalización unitaria: cada artículo puede salir con nombre, mensaje o arte individual. Esto habilita soluciones para equipos de Compras que van más allá del regalo genérico — onboarding personalizado, reconocimiento por nombre, gifting individual.
5. Gobernanza corporativa
Plataforma sin gobernanza es catálogo de e-commerce. El proveedor debe ofrecer: aprobación configurable (automática o manual, por área, por gestor), centro de costos por pedido, presupuesto por departamento, reportes consolidados y rastreo individual. Si Compras no tiene visibilidad total, no tiene control — y sin control, no homologues.
CTA operacional
Si tu empresa todavía ejecuta RFP para cada demanda de regalos, el cuello de botella no es el proveedor — es el proceso.
- Calcula cuántas horas por mes tu equipo gasta en cotización, muestras, producción y conciliación de facturas de regalos.
- Aplica los 5 criterios anteriores a tu proveedor actual. ¿Cuántos cumple?
- Conoce las soluciones para equipos de Compras que operan con proveedor único, catálogo bajo demanda y despacho en 2 días.
La homologación correcta elimina el proceso. Y cuando el proceso desaparece, Compras vuelve a hacer lo que debería: estrategia, no cotización de camisetas.